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Los Juegos Olímpicos se han convertido en un fenómeno que sobrepasa el evento deportivo. Durante 15 días, deportistas de todo el mundo se reúnen en una ciudad para competir en diferentes pruebas deportivas. El mundo entero tiene sus ojos puestos en el rendimiento de estos deportistas a través de los medios de comunicación. Pero detrás de la práctica deportiva están los aspectos económicos, culturales y políticos; una filosofía de la vida que combina deporte, cultura y educación; un movimiento deportivo que implica federaciones, clubes, árbitros, deportistas, además del impacto multidimensional de los Juegos en la ciudad y país anfitrión.
Un fenómeno tan complejo y multidimensional tiene muchas implicaciones para la gestión de la información y de los conocimientos. En este boletín informativo de IASI nos gustaría tratar cómo los gestores de la información pueden contribuir a la organización de un evento deportivo de tales características y a la conservación de y facilidad de acceso a los conocimientos que se generan como consecuencia de la organización de los Juegos Olímpicos o del fenómeno olímpico en general.
Este boletín informativo especial de IASI incluye las contribuciones especiales de dos miembros institucionales de IASI especializados en los Juegos Olímpicos: el centro de Estudios Olímpicos del COI y el Centro de Estudios Olímpicos de la UAB. Además, tenemos una contribución especial de Sue Halbwirth que proporciona una perspectiva de la gestión de la información y de los conocimientos en la organización de los Juegos.
Berta Cerezuela
Responsable de publicaciones de IASI
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Conocimientos olímpicos: experiencias de difusión
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, Chris Kennett and
Equipo de investigación del estudio Networking in Olympic Studies [Creación de Redes en los Estudios Olímpicos], realizado en 2004 por el Centro de Estudios Olímpicos de la Universidad Autónoma de Barcelona (CEO-UAB) y encargado por el Departamento de Información del COI.
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La creciente importancia de los Juegos Olímpicos y del Movimiento Olímpico en la sociedad ha tenido como resultado un mayor interés por parte de una amplia gama de organizaciones, grupos e individuos en analizar dichos fenómenos y diseminar los conocimientos olímpicos.
Los Centros de Estudios Olímpicos, grupos de investigación y estudiosos desarrollan líneas de investigación acerca de los Juegos Olímpicos en las universidades que traen como resultado publicaciones académicas, contribuciones a conferencias y otros tipos de herramientas académicas de diseminación. Las academias olímpicas nacionales e internacionales promocionan el estudio de los Juegos Olímpicos a través de programas y conferencias educativos. Instituciones legadas – tales como archivos y fundaciones – conservan la memoria y mantienen la documentación producidas por los Comités Organizadores. Las bibliotecas deportivas han desarrollado colecciones que tratan los Juegos Olímpicos y las asociaciones científicas los han incluido como área de actividad.
Los Juegos Olímpicos como área universal y multidisciplinaria de estudio y actividad, requieren herramientas que faciliten el acceso a información y documentación fiables, incluyendo bases de datos bibliográficas, colecciones digitales, otros productos de texto completo o directorios y portales de Internet. Las bibliotecas y los servicios de información desempeñan un papel clave en el desarrollo de la información y de los productos documentales sobre las Olimpiadas.
Aunque ya se han desarrollado muchas experiencias interesantes y exitosas en esta área – tal y como se ha identificado en el estudio antes mencionado y mostrado en los ejemplos que se presentan a continuación – se debe reforzar la cooperación entre los productores y otros servicios de información para desarrollar estos productos y promover su uso.
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Colección digital de la Fundación LA84
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La Fundación LA84 pretende servir a la juventud a través del deporte y aumentar los conocimientos del deporte y su impacto en la vida de las personas. Ha emprendido un proyecto de digitalización de la colección de su biblioteca que contiene más de 300,000 páginas, almacenadas en más de 45,000 archivos pdf.
La colección digital incluye revistas académicas, libros eruditos, revistas deportivas populares y publicaciones olímpicas. Merece destacar los documentos que están estrechamente relacionados con la organización de los Juegos Olímpicos (es decir informes oficiales), la actividad del Movimiento Olímpico y del COI (es decir Olympic Review), las actas de conferencias y otras publicaciones editadas por los centros de Estudios Olímpicos en universidades y la colección de revistas que incluyen las principales especializadas en los Juegos Olímpicos (es decir Olympika, Journal of Olympic History). Todas las publicaciones son accesibles con texto completo – gratuitamente – a través de una página de búsqueda.
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Portal de Estudios Olímpicos
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El Centro de Estudios Olímpicos en la Universidad Autónoma de Barcelona, un centro de investigación universitario especializado en los Juegos Olímpicos, ha desarrollado un portal de Estudios Olímpicos en Internet. El objetivo del portal es facilitar acceso a recursos de calidad que se centran en los fenómenos olímpicos que están disponibles en Internet, además de información y servicios de referencia, a la comunidad universitaria internacional (profesores, estudiantes y bibliotecarios).
El Portal, disponible en Inglés, Castellano y Catalán, incluye una guía de recursos que compila aquellos recursos académicos que estén disponibles en Internet sobre aspectos diversos relacionados con los Juegos Olímpicos, agrupados por categoría temática. También se proporcionan servicios de información tales como un calendario de acontecimientos académicos y un boletín informativo periódico.
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Resultados y bases de datos de los medalleros olímpicos
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Las bases de datos en línea desarrollados por el Comité Olímpico Internacional que recoge información sobre los resultados para todos los ganadores de medallas desde 1896. Se ha compilado utilizando los datos sacados de publicaciones oficiales.
La base de datos permite la búsqueda por criterios de clasificación de los resultados, tales como género, medalla y tipo de deporte (individual o por equipos) además de por nombre del deportista, prueba deportiva, país y edición de los Juegos.
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La gestión de la información y de los conocimientos y la organización de los Juegos Olímpicos: coordinación, conexión y contribución
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Directora de KnowledgeScape Pty Ldt (Australia) y Profesora Adjunta de Gestión de la Información y Conocimientos en la Facultad de las Artes y las Ciencias Sociales en la Universidad de Tecnología de Sydney.
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Introducción
La planificación y la realización de un gran acontecimiento deportivo, tales como los Juegos Olímpicos o Paralímpicos, exige excelencia en la gestión del proyecto, la logística, la dirección, las comunicaciones, la experiencia de los espectadores y el “terreno de juego”. Esto necesariamente implica flujos complejos de información y una extensa necesidad de compartir y utilizar los conocimientos de forma efectiva.
Los organizadores de los Juegos (tales como los Comités Organizadores para los Juegos Olímpicos, las agencias gubernamentales, los patrocinadores y el Movimiento Olímpico) y cada trabajador individual están activamente implicados en la creación, el almacenamiento, la localización y la utilización de la información. El reto es asegurar que dicha actividad esté coordinada para facilitar la toma de decisiones informada y minimizar los riesgos. Esto implica reunir la tecnología, el contenido y los procesos de la información y una cultura que apoya a cada trabajador para que sea lo más efectivo posible.
Gestión de la información
Dentro del ciclo vital de la organización de los Juegos el enfoque de la gestión de la información cambia según las necesidades estratégicas y operativas de información.
Establecer las bases – Los Juegos desde menos 7 hasta menos 4 años
El enfoque se centra en implementar una infraestructura de información, políticas y servicios flexible y robusta para facilitar la planificación y la toma de decisiones. Existe la necesidad de recoger información de fuentes externas y de asegurar la organización efectiva de dicha información. Típicamente esto implicará la gestión del contenido empresarial (incluyendo redes internas y externas, archivos, documentos, activos multimedia e información geoespacial), servicios de investigación y herramientas de gestión de la información (tales como auditorías de la información, mapeo y arquitectura; gestión de la terminología (Códigos de los Juegos); clasificación / programas de metadatos y modelos para la seguridad de la información).
Estado de preparación operativa – Los Juegos desde menos 4 años hasta la celebración de los mismos
Durante esta fase el énfasis se centra en asegurar el flujo de información apropiada y consecuente dentro de la organización y entre el número creciente de partes interesadas. Se tienen que crear documentos y contenido, gestionarlos y hacerlos accesibles a los grupos de trabajo – existe la necesidad de asegurar que la información sea consecuente, que se controlen las versiones y que el contenido sea preciso. La gestión de los archivos y el captar las “lecciones aprendidas” es importante. La demanda de información por parte del público aumenta exponencialmente.
Celebración de los Juegos
La gestión informativa apoya los servicios de información durante la celebración de los Juegos en aspectos como desarrollar su contenido para las funciones del departamento de Servicios para los Espectadores, el rastreo de los incidentes, los servicios informativos para los deportistas y los servicios de investigación para los medios de comunicación.
Entregar un legado – Después de los Juegos
Aquí están incluidos aspectos como la gestión de archivos y el legado posterior a los Juegos, tal como información, colecciones de datos y del museo, una presencia permanente en la red, la preparación del Informe Oficial y la transferencia de los activos de conocimiento.
Compartir los conocimientos
La gestión de los conocimientos trabaja con la gestión de la información para facilitar una cultura organizativa que respeta y premia el hecho de compartir y utilizar la información en toda la organización y entre las partes interesadas. Hace hincapié en cultivar comunidades y conversaciones además añadir valor a los procesos de información para apoyar el compartir ideas y la innovación.
Algunos ejemplos de actividades de gestión de los conocimientos son:
- Asegurar que todas las partes interesadas estén formadas en el uso de los sistemas y procesos de información y contribuyan a ellos.
- Identificar y apoyar una red de “campeones de la información” – personal para apoyar el flujo de los conocimientos por todos los organizadores de los Juegos.
- Crear vínculos utilizando herramientas como espacios de trabajo colaborativos, la creación de redes sociales, localizadores de directores y destrezas corporativos.
- Desarrollar la recogida de conocimientos y los procesos de síntesis para “captar” las lecciones aprendidas y facilitar el aprendizaje organizativo dentro de y entre los organizadores.
- Apoyar la innovación a través de la inteligencia empresarial, el modelaje y las aplicaciones de apoyo a las decisiones.
Construir las aptitudes
La gestión de la información y los conocimientos proporciona una vía para la construcción continua de las aptitudes organizativas, no sólo dentro de los organizadores específicos de los Juegos sino, y lo que es más importante, por todo el Movimiento Olímpico. El Comité Olímpico Internacional (COI) gestiona un programa integrado de Gestión de los Conocimientos relacionados con los Juegos Olímpicos [Olympic Games Knowledge Management] (OGKM) para recoger los conocimientos y la experiencia de los organizadores anteriores, y facilitarlos a los futuros.
Algunos aspectos específicos del programa OGKM para apoyar la gestión de los conocimientos en los organizadores de los Juegos incluyen talleres especializados, un servicio de información mediante una extrarred [extranet] de conocimientos ”captados” de Juegos anteriores y un Manual Técnico sobre la Gestión de la Información.
Los organizadores de los Juegos trabajan es asociación con el programa OGKM del COI para transferir la información y los conocimientos. Dentro de cada organizador de los Juegos existe una necesidad de procesos que garanticen la amplia diseminación de la información de los Juegos anteriores además de la contribución continua de conocimientos “nuevos” a la base de conocimientos del OGKM.
De estudios de casos
El Comité Organizador de los Juegos Olímpicos de Sydney 2000 (SOCOG) proporciona un estudio de un caso útil en cuanto a la realización de la gestión de información y conocimientos. Se estableció un departamento de Gestión de la Información durante la etapa de candidatura. Este departamento proporcionaba al SOCOG la gestión de los expedientes y archivos, una biblioteca multimedia, servicios de investigación, un sistema de colaboración para documentos, la coordinación de la información de cara al público, la gestión de la centralita de llamadas y apoyo para la transferencia de los conocimientos y el Informe Oficial. La página web permanente de Sydney 2000 www.gamesinfo.com.au es un ejemplo de un producto legado.
Cada organizador de los Juegos trabaja dentro de un ambiente específico de información afectado por los reglamentos y la legislación, la cultura nacional, los objetivos estratégicos, los niveles de recursos y la disponibilidad de tecnología. Por lo tanto no existe una “manera correcta” de gestionar la información y los conocimientos. Cada edición de los Juegos aportará un enfoque único.
Sin embargo, existen algunos temas comunes:
- El establecimiento de una unidad/departamento central coordinador para la gestión de la información y los conocimientos durante todo el ciclo vital de los Juegos desde la candidatura hasta la disolución.
- Mientras que las tecnologías facilitan la gestión y la distribución de la información, no es sólo la coordinación y la gestión de la tecnología de la información sino también la de las personas, la cultura, los procesos y el contenido, lo que permite a la organización sacar pleno provecho de sus activos de información y conocimientos.
- El ambiente de la información y de los conocimientos del Organizador se caracteriza por un crecimiento exponencial, cambio constante y diversidad dentro de un marco temporal que es mucho más corto que el de un negocio normal. Por lo tanto es esencial que las decisiones e implementaciones relacionadas con la información y los conocimientos reflejen la naturaleza corta e intensiva de los Juegos además de sus oportunidades para dejar un legado.
El futuro
El desafío para los Organizadores de los Juegos es asegurar que se coordinen la información y los conocimientos, que estén relacionados y que contribuyan a producir unos Juegos “fantásticos” y un legado de “conocimientos” duraderos para la ciudad/país y el Movimiento Olímpico.
Bibliografía
Halbwirth, S y Toohey, K ‘Sport management and knowledge management: a useful partnership’, The Events Management Research Conference: Impact of Events, Australian Centre for Event Management, Sydney, 13-14 de julio de 2005.
Halbwirth, S. y Toohey, K. ‘The Olympic Games and knowledge management’, European Sport Management Quarterly, 1(2), 2001, pp. :91-111.
Halbwirth, S. ‘Beyond 2000 Towards Knowledge: Information Management and the Sydney 2000 Olympic Games’, Sports Information in the Third Millennium: 11th IASI World Conference, Olympic Museum and Studies Centre, Lausana: Suiza, 25-27 de abril de 2001.
Toohey, K. y Halbwirth. S. ‘Sydney Olympic Games Case Study’ en Allen, J et al, Festival and Special Event Management 3rd ed. Milton, Qld.: John Wiley and Sons, 2004
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Centro de Estudios Olímpicos del COI
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por el Departamento de Gestión de la Información
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“El Olimpismo es una filosofía de vida que exalta y combina en un conjunto armónico las cualidades del cuerpo, la voluntad y el espíritu. Aliando el deporte con la cultura y la educación, el Olimpismo se propone crear un estilo de vida basado en la alegría del esfuerzo, el valor del buen ejemplo y el respeto por los principios éticos fundamentales universales.” (Carta Olímpica. Principios Fundamentales, párrafo 1).
Pierre de Coubertin, fundador de los Juegos Olímpicos Modernos, también es conocido por su abogacía de la reforma educativa. Tal y como él lo veía, el deporte debe formar parte de la educación de todos los jóvenes, al igual que las ciencias, la literatura y el arte. El Movimiento Olímpico sostiene los principios de Coubertin. Hoy en día la educación a través del Olimpismo es por lo tanto universal, basada esencialmente en los valores humanos fundamentales.
El Centro de Estudios Olímpicos del COI (OSC), situado en el lugar del Museo Olímpico en Lausana, Suiza, también sigue estos principios y se centro en su principal misión de preservar y diseminar el legado escrito y audiovisual del Movimiento Olímpico y de los Juegos Olímpicos y de coordinar y promover la investigación, la enseñanza y las publicaciones sobre el Olimpismo. Cada año más de 300 investigadores visitan el Centro de Estudios Olímpicos.
Las colecciones escritas y audiovisuales se gestionan en cinco secciones dentro del Departamento de Gestión de la Información, el Centro de Información, Relaciones Universitarias, la Biblioteca del COI, los Archivos Históricos y la Sección de Archivos de Imágenes.
- El Centro de Información proporciona información específica de la historia del Movimiento Olímpico y de los Juegos Olímpicos. Los académicos con peticiones de investigaciones sobre el Movimiento Olímpico o que están interesados en visitar el OSC deben consultar la página web para más información y ponerse en contacto con nosotros en .
- La Sección de Relaciones Universitarias del OSC actúa como el vínculo entre las universidades y el COI para responder a las peticiones de universidades (información, apoyo de actividades académicas, propuestas de investigación, etc.). Esta sección es también responsable del Programa anual de Becas para Investigaciones Postgraduadas, que busca animar a jóvenes investigadores a emprender investigaciones sobre el fenómeno olímpico desde una perspectiva humana y de las ciencias sociales. Existe más información disponible sobre sus actividades en la página web del COI http://www.olympic.org/studies.
- La Biblioteca del COI gestiona una colección única de publicaciones relacionadas con el COI y el Movimiento Olímpico, los Juegos Olímpicos antiguos y modernos, los deportes olímpicos y todas las ciencias del deporte. Al mismo tiempo, mantiene las publicaciones oficiales del Movimiento Olímpico, tales como la Carta Olímpica y la Revista Olímpica, los archivos sobre la ciudad candidata, y los Informes oficiales de los Juegos. Además la Biblioteca proporciona acceso gratuito a las colecciones, el catálogo en línea y recursos electrónicos, y la gestión de préstamos nacionales e internacionales.
- Los Archivos históricos son responsables de salvaguardar y facilitar acceso a más de 1 km linear de documentos escritos patrimoniales, testigos de la historia patrimonial del COI desde su fundación. La colección principal contiene entre otros: los archivos de todos los presidentes del COI y de los órganos implicados en la toma de decisiones, los Juegos Olímpicos, y las relaciones del COI con el Movimiento Olímpico. El servicio ofrecido por los Archivos Históricos incluye la búsqueda, selección y presentación de los documentos apropiados y el apoyo especial para publicaciones o exposiciones.
- La Sección de Imágenes tiene la tarea de adquirir, restaurar, conservar, documentar y dar acceso a todo el patrimonio audiovisual relacionado con los Juegos Olímpicos y las actividades del Movimiento Olímpico. Hoy en día la colección contiene más de 600,000 fotografías, 30,000 horas de película, y 2,000 horas de documentos audio desde 1896 hasta 2006.
La Sección de Imágenes también proporciona un servicio de investigación y acceso dentro del marco de la labor académica, publicaciones, exposiciones o películas documentales.
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Archivar los Juegos Olímpicos
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Gestora de Información y Proyectos, Centro de Estudios Olímpicos en la Universidad Autónoma de Barcelona (CEO-UAB) |
Los acontecimientos deportivos, en general, y los Juegos Olímpicos en particular, se caracterizan por su corta duración. Sin embargo, su impacto puede durar décadas y ser de una importancia vital para los organizadores y la comunidad anfitriona.
Organizar los Juegos Olímpicos puede dejar la comunidad anfitriona con nuevas instalaciones deportivas o infraestructuras de comunicación, beneficios económicos o un aumento de la práctica deportiva. También se crean unos conocimientos técnicos muy valiosos entre aquellos – tanto individuos como organizaciones – que han participado activamente en la realización de los Juegos. Las mejores prácticas pueden ser identificadas por otros organizadores de eventos, en particular los comités organizadores de ediciones futuras de los Juegos y finalmente pero menos importante, los Juegos llegan a ser un elemento de la historia y un objeto de estudio académico.
Se produce gran cantidad de información y documentación en cada edición de los Juegos Olímpicos: se consideran los Comités Organizadores de los Juegos como uno de los productores principales de la documentación olímpica, generando enormes cantidades de información durante las diferentes fases del evento, junto con otras organizaciones implicadas en su realización. Además, los Juegos Olímpicos llegan a convertirse en un objeto de estudio que trae como consecuencia una amplia diversidad de documentos que se centran en esa edición de los Juegos Olímpicos.
El archivo de los Juegos – comprendido como la documentación generada directamente de la realización del evento y como consecuencia del proceso de investigación – debe considerarse entonces como el principal componente intelectual del legado de los Juegos para el país anfitrión. Es uno de los elementos intangibles del legado que “actúan como la fuerza propulsora para que los tangibles se conviertan en un legado a largo plazo de los Juegos Olímpicos” (Moragas, Kennett, Puig 2003:492).
La tipología de los documentos relacionados con una edición de los Juegos Olímpicos es muy diversa e incluye documentos administrativos, informes técnicos y de impacto, revistas, recuerdos, material audiovisual, fotografías, mapas, sistemas de datos electrónicos (sistemas de resultados o sistemas de información de los medios de comunicación), artículos de revistas, libros, informes de investigación comparativa, actas de conferencias, etc.
Temáticamente, los documentos cubren una amplia variedad de temas incluyendo: la presentación de la candidatura, el modelo de organización y gestión, la financiación y el impacto económico, la planificación urbana, infraestructuras e instalaciones, el marco político e institucional, la participación de los medios de comunicación y la cobertura, la tecnología utilizada, imagen y diseño, programas culturales y educativos, el apoyo a los deportistas, resultados deportivos, la participación social (voluntarios, espectadores, etc.).
Garantizar la conservación del material de los archivos de una Olimpiada no ha sido una prioridad para los Comités Organizadores ni las instituciones de apoyo. No fue hasta los Juegos de Beijing 2008 que los Comités Organizadores fueran obligados a conservar el archivo de los Juegos.
Mediante un proyecto de cooperación con la Sección de Archivos del COI, el CEO-UAB elaboró un directorio de las instituciones que mantienen archivos oficiales y no oficiales de cada edición de los Juegos Olímpicos. Los resultados muestran una diversidad de iniciativas que varían desde bibliotecas universitarias, centro de investigación, archivos nacionales y municipales, museos o fundaciones. A pesar de las mejoras de las últimas ediciones de los Juegos, no existe una iniciativa documentaria que permita un acceso coordinado y universal a la documentación generada por el Comité Organizador y a la documentación que resulta del estudio de aquella edición de los Juegos Olímpicos.
MORAGAS, Miquel de; Nuria Puig and Chris Kennett (eds.) (2003): “Conclusions and recommendations”, Symposium on the Legacy of the Olympic Games: International Symposium 14, 15, 16 November 2002. Lausanne : International Olympic Committee, p. 489-492.
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